De scholen van de Herman Broerenstichting respecteren de privacy van iedereen die bij de school betrokken is. Als school werken wij met verschillende soorten persoonsgegevens, zoals adresgegevens, e-mailadressen en resultaten. Daar gaan wij zorgvuldig mee om. In deze privacyverklaring, die in het bijzonder betrekking heeft op de persoonsgegevens van leerlingen en hun wettelijk vertegenwoordigers, vertellen wij u daar meer over.
Contactgegevens
De Herman Broerenschool Delft en Naaldwijk en het Herman Broerencollege Delft, Naaldwijk en Monster maken deel uit van de Herman Broerenstichting. De Herman Broerenstichting is het zogenoemde bevoegd gezag en is daarmee ook eindverantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens binnen de scholen. De contactgegevens van de Herman Broerenstichting zijn:
Herman Broerenstichting
Clara van Sparwoudestraat 1
2612 SP DELFT
Telefoon 015 2137988
E-mail: bestuur@hermanbroeren.nu
Verwerkingsverantwoordelijke van de scholen :
De verwerkingsverantwoordelijke van de scholen is de bestuurder van de Herman Broerenstichting. Dat is de heer Maarten van Kesteren. Hij is bereikbaar via het telefoonnummer 015 2137988 of per e-mail via bestuur@hermanbroeren.nu.
Functionaris voor gegevensbescherming (FG)
De Herman Broerenstichting beschikt over een functionaris voor gegevensbescherming (FG). Dat is de heer Ravindra Kewal. Hij is bereikbaar via het telefoonnummer 015 2137988 of per e-mail via fg@hermanbroeren.nu.
Waarom verwerken wij gegevens van uw kind
De Herman Broerenstichting verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school en om de ontwikkelingen bij te houden. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs).
Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.
Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.
Welke gegevens verwerken wij van uw kind
Voor de begeleiding van de leerling tijdens zijn of haar schoolloopbaan worden gegevens verzameld om de leerling optimaal te laten functioneren, zowel wat betreft prestaties als welbevinden. Deze gegevens worden vastgelegd in een leerlingdossier.
De gegevens die worden verzameld en opgeslagen zijn:
– Naam, voornamen, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland, nationaliteit, adresgegevens en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens van de leerling.
– Gegevens als onder eerste bulletin genoemd van ouders, voogden of verzorgers van leerlingen.
– Administratienummer (o.a. BSN).
– Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling.
– Gegevens over de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde resultaten en gegevens over verlof en verzuim.
– Gegevens over de organisatie van het onderwijs, zoals welke klas, vakken en dergelijke.
– Zorggegevens die nodig zijn voor de organisatie van het onderwijs (recht op meer tijd, klasorganisatie, enz.).
– Gegevens van psychosociale aard, zoals testrapporten, persoonlijkheidsonderzoeken, intelligentieonderzoeken en orthopedagogische onderzoeken.
– Ontwikkelingsperspectiefplannen van de leerling.
– Gespreksverslagen.
– Gegevens nodig voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten.
– Beeldmateriaal zoals foto’s en videobeelden van activiteiten van de school op basis van toestemming.
We streven er naar dat deze gegevens – voor zover mogelijk – digitaal worden opgeslagen. Het kan zijn dat er momenteel nog papieren dossiers aanwezig zijn van (oud-)leerlingen, deze worden conform wettelijke bewaartermijnen vernietigd.
Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratie systeem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van de Herman Broerenstichting. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. Gegevens uit de leerling administratie worden over het algemeen 7 jaar bewaard. Als u er belangstelling voor heeft kunnen wij u een overzicht hiervan geven.
Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar
Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van de Herman Broerenstichting. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
De Herman Broerenstichting zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.
Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze toelichting). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl